Competenze
La Segreteria fornisce il supporto operativo di segreteria per le attività del Responsabile di ufficio e per le attività di interesse generale dell'ufficio, ivi compreso:
- relazioni con il pubblico e ricevimento di istanze;
- smistamento posta;
- archiviazione e raccolta pubblicazioni e dati statistici;
- aggiornamento pagine internet, se istituite;
- cura la segreteria degli Assessori e delle Commissioni nelle materie di competenza; rilevazione dei dati per la liquidazione delle indennità relative.
La Segreteria del Sindaco:
- cura i rapporti tra il Sindaco le istituzioni, gli enti, le autorità locali e nazionali;
- organizza il colloquio tra il Sindaco e i cittadini;
- cura i rapporti e le relazioni tra il Comune e le altre amministrazioni e Istituzioni;
- cura il protocollo in occasione delle cerimonie.
In ambito di assistenza agli Organi Deliberativi:
- fornisce supporto per le riunioni degli organi deliberanti Giunta e Consiglio con compiti di predisposizione dell’ordine del giorno, spedizione degli avvisi di convocazione, stesura dei verbali delle sedute consiliari e della giunta, raccolta delle interpellanze ed interrogazioni oltre alle rimanenti operazioni connesse con tali attività;
- svolge attività di preparazione per le riunioni degli organi deliberanti, la raccolta e verifica della regolarità formale degli atti, la predisposizione dei testi delle deliberazioni e degli altri atti ufficiali oltre alle rimanenti operazioni connesse con l’attività deliberativa e cura del relativo iter sia all’interno dell’Ente che in rapporto agli organi di controllo;
- raccoglie e verifica la regolarità formale delle Determinazioni, cura il relativo iter sia all’interno dell’Ente che in rapporto ad altri Enti;
- rilascia copia delle deliberazioni adottate dalla Giunta e dal Consiglio Comunale, delle Determinazioni, nonché di ogni altro documento connesso con tali procedimenti;
- cura la segreteria del Presidente del Consiglio e del Segretario generale, con compiti di smistamento della posta, rilevazione delle indennità.
- cura la segreteria degli Assessori e delle Commissioni nelle materie di competenza e rileva i dati per la liquidazione delle indennità relative.
- garantisce il rapporto con le Consulte frazionali e di quartiere, organizza le consultazioni sugli atti del Comune di interesse delle Consulte.
In ambito dei Contratti cura gli adempimenti procedimentali necessari per addivenire alla scelta del contraente nelle procedure ad evidenza pubblica, relativamente a tutte le strutture comunali, in particolare provvede a:
- redazione e approvazione dei bandi di gara;
- redazione dei verbali di gara;
Offre supporto giuridico alle strutture dell'area tecnica, nella predisposizione degli atti di competenza relativi a rapporti contrattuali.
Cura gli adempimenti necessari alla formalizzazione dei contratti dell'Amministrazione comunale, stipulati in forma di atto pubblico o di scrittura privata, in stretto raccordo con l'Ufficiale Rogante comunale.
Garantisce supporto e consulenza alle strutture di merito dell'Amministrazione nella predisposizione dei progetti di contratto e relativi atti approvativi.
In ambito di Affari Legali:
- provvede alla tutela dei diritti e degli interessi del Comune in qualsiasi sede e forma;
- formula pareri su atti comunali che possano dare adito a contestazioni o comunque costituire materia di lite;
- offre supporto giuridico alle strutture dell'area tecnica nella gestione delle fasi precontenziose;
- assicura la consulenza su materie giuridiche nonché sulla attività legislativa dello Stato, della Regione e della Provincia a richiesta degli Amministratori comunali, del Segretario generale, nonché delle altre strutture organizzative comunali.
In ambito di Archivio e Protocollo si occupa della tenuta del protocollo generale, dell’archivio corrente e dell’archivio di deposito, ricezione e spedizione della corrispondenza dell’Ente.
In ambito di Albo pretorio e Messi:
- si occupa della tenuta dell’Albo Pretorio, pubblicazione dei provvedimenti dell’Ente con l’esclusione delle pubblicazioni rientranti in procedimenti di competenza di altri uffici, notifica, anche per altri enti, di atti e provvedimenti;
- si occupa del centralino telefonico;
- fornisce copia e rilegature atti, relazioni ecc.
